É um fato incontestável que a maioria das empresas necessita de impressoras de alta qualidade para seu pleno funcionamento. Trata-se de um dos elementos fundamentais no ambiente de trabalho, desempenhando um papel crucial na organização e execução de diversas tarefas no cotidiano de um negócio, empresa ou escritório. A quebra desse dispositivo pode resultar em prejuízos significativos. Portanto, torna-se essencial avaliar se a opção mais vantajosa para sua empresa é a compra de equipamentos ou o Outsourcing de impressão.
É importante ressaltar que essa questão ainda persiste como uma dúvida frequente no universo corporativo, visto que muitos acreditam que ao adquirir uma ou várias máquinas estão realizando um investimento sólido. Afinal, a impressora passa a ser um ativo da empresa. No entanto, a resposta não é tão simples.
E é nesse cenário que a Promaq Tecnologia entra em cena, oferecendo soluções eficientes e personalizadas de outsourcing de impressão para empresas de diferentes segmentos e tamanhos. Neste artigo, vamos explorar as vantagens e desvantagens de cada opção e ajudá-lo a decidir qual é a melhor escolha para a sua empresa.
O Outsourcing de Impressão é uma boa opção para empresas de todos os tamanhos?
O Outsourcing de Impressão é uma opção vantajosa para empresas de todos os tamanhos. Microempresas podem se beneficiar da eliminação de investimentos significativos em equipamentos caros, permitindo um foco mais direto em suas atividades principais. Para empresas de médio porte, a terceirização oferece gestão eficiente do parque de impressoras e suporte técnico especializado.
Grandes corporações também aproveitam os benefícios, garantindo uma gestão otimizada do volume considerável de impressões, atualização tecnológica constante e redução de custos operacionais. A escolha entre o Outsourcing de Impressão dependerá das necessidades específicas de cada empresa, exigindo uma avaliação cuidadosa dos custos, benefícios e requisitos operacionais.
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É mais econômico comprar ou alugar impressoras?
De uma maneira geral, podemos afirmar que quando o volume de impressão é grande, o sistema de locação se torna mais vantajoso. Por que isso ocorre? Simplesmente porque o desgaste da impressora e o gasto com os suprimentos são maiores.
Lembre-se: esse item é composto por mais de mil peças, algumas custando quase o mesmo valor de um novo equipamento. E quanto mais você utilizá-lo, maior será a necessidade de manutenção.
Obviamente, um equipamento novo tem peças em garantia. No entanto, depois de passado esse tempo, além de ser difícil encontrar as peças em estoque, o seu valor é muito alto, o que pode significar uma pausa na produção.
Por outro lado, é importante analisar, caso você queira comprar, se em três anos a impressora ainda vai ser útil para suprir as necessidades do seu negócio ou se você vai precisar trocá-la. Caso precise, será um novo investimento. Então, haverá valor de revenda? Você jogará o equipamento fora, deixará guardado ou fará uma doação?
É necessário calcular o rendimento, ou custo real, da página. Muitos fabricantes apresentam um desempenho para documentos com 5% da área coberta. Porém, há uma perda de mais ou menos 50% na prática, principalmente em impressões coloridas. Dessa forma, um custo que seria de R$ 0,10 sai por R$ 0,15.
Portanto, antes de decidir pela compra ou pelo aluguel, a dica é solicitar um diagnóstico completo para que você possa calcular qual será exatamente o investimento anual com os custos e a manutenção.
Quais as vantagens e desvantagens do Outsourcing de Impressão
O outsourcing, ao focalizar nas competências essenciais e permitir expansão temporária durante picos de demanda, oferece vantagens significativas.
Ao terceirizar tarefas específicas, como recrutamento e folha de pagamento, para empresas especializadas, a eficiência é aprimorada, pois cada tarefa é realizada por especialistas no campo. Isso resulta em maior produtividade, agilidade e redução de riscos operacionais, com o fornecedor assumindo a responsabilidade pelos processos terceirizados.
Contudo, o outsourcing de impressão também apresenta desvantagens. A perda de controle é uma preocupação, pois introduzir terceiros pode criar desafios de comunicação e logística. Além disso, o fechamento de vagas devido à transferência de trabalho para mão de obra mais barata pode impactar negativamente a satisfação no local de trabalho.
Questões de segurança também surgem, uma vez que permitir o acesso a terceiros a informações sensíveis pode criar vulnerabilidades, exigindo um monitoramento rigoroso. Portanto, embora o outsourcing ofereça benefícios substanciais, é crucial considerar e mitigar essas desvantagens ao tomar decisões estratégicas.
Quais as vantagens e desvantagens de comprar equipamentos?
Em microempresas, as impressoras próprias são capazes de atender a todas as necessidades. Para avaliar a viabilidade do serviço de terceirização, é essencial que o empreendedor analise o volume de impressão mensal.
Se a demanda for baixa, é altamente vantajoso investir em equipamentos próprios, incluindo a reposição de toners ou cartuchos. O que a máquina produzirá para a empresa, por conseguinte, contribuirá para cobrir o investimento. No entanto, é crucial destacar algumas desvantagens associadas à compra da máquina, especialmente se a empresa não dispuser de recursos para sustentar os gastos.
Abaixo estão algumas despesas que ficarão a cargo da empresa no caso da opção pela compra:
- Substituição de impressoras antigas;
- Aquisição e substituição de suprimentos e peças;
- Gerenciamento de impressão e configurações dos equipamentos;
- Manutenção das impressoras.
Outsourcing de Impressão vs. compra de equipamentos
Ao escolher a locação de impressoras para sua empresa, você desfrutará de inúmeras vantagens, começando pela redução significativa de custos. Ao optar pelo aluguel, o foco se desloca para o serviço, permitindo que a empresa terceirizada cuide da logística de reposição de suprimentos, manutenção e substituição rápida de equipamentos, resultando em gastos consideravelmente menores.
Além disso, a gestão de volume de impressão através de software de cotas e bilhetagem por usuários possibilita à sua empresa uma administração eficaz, contribuindo para a diminuição dos custos mensais ao reduzir a quantidade impressa.
Ao optar pelo aluguel de impressoras, é possível otimizar os custos operacionais, liberando mais orçamento para investimentos em outras áreas essenciais. A implementação de uma gestão de impressão também facilita a proteção de informações, prevenindo a distribuição e reprodução não autorizada de documentos.
Por outro lado, ao comprar impressoras, uma vantagem notável — embora uma desvantagem comparada à terceirização — é a possibilidade de negociação direta com fornecedores. A ampla variedade de opções para adquirir equipamentos, papel, tinta e suprimentos facilita a obtenção de condições mais favoráveis, resultando em custos reduzidos.
1. Custo Inicial Menor
Optar pelo aluguel de uma impressora proporciona uma vantagem considerável em termos de custo inicial. Ao invés de realizar um investimento significativo na aquisição do equipamento, é possível escolher um contrato de aluguel com pagamentos mensais ou anuais mais acessíveis. Essa abordagem é especialmente benéfica para empresas com orçamentos limitados ou que preferem não alocar recursos financeiros significativos para a compra de impressoras.
2. Suporte e Manutenção Incluídos
A locação de impressoras frequentemente inclui serviços abrangentes de suporte e manutenção no contrato. Isso significa que qualquer problema técnico ou necessidade de manutenção será tratado pelo fornecedor, sendo uma vantagem valiosa para empresas que não contam com uma equipe de TI dedicada ou preferem terceirizar essas responsabilidades.
3. Atualização Tecnológica
A tecnologia de impressão está em constante evolução, e a locação de impressoras possibilita o acesso a equipamentos mais modernos e avançados. Ao escolher o aluguel, sua empresa pode manter-se atualizada e competitiva, atualizando o parque de impressoras conforme novas tecnologias surgem no mercado.
Como funciona a manutenção de impressoras em contratos de outsourcing de impressão?
Em um contrato de aluguel, toda a manutenção das suas máquinas é total responsabilidade da terceirizada. Afinal, ela apenas vai alugar essas impressoras a sua empresa, sendo ainda responsável pelo bom funcionamento de todas elas.
Dessa forma, pode-se afirmar que um dos grandes benefícios do serviço de outsourcing é que você não vai precisar se preocupar com as manutenções, evitando gastar tempo dos seus funcionários e também recursos da empresa nesse trabalho.
Caso algumas máquinas não estejam com um bom funcionamento, é só acionar o help desk da empresa especializada para que profissionais lhe orientem quanto ao suporte. Há dois tipos de atendimento que as empresas fornecem aos clientes:
- a distância: os operadores auxiliam nos pequenos ajustes;
- in loco: quando o problema é mais grave, sendo necessário levar a impressora até o conserto.
De qualquer maneira, vale ressaltar que toda a parte de troca de peças ou da própria máquina será algo realizado pela empresa terceirizada, sem que haja custos adicionais ao seu negócio, o que vai ajudá-lo a otimizar a sua vida financeira.
Dessa forma, a parceira certa pode ser o grande diferencial. Assim como acontece em qualquer serviço terceirizado, é importante estar atento a alguns detalhes. Existem muitas empresas que prometem muitas vantagens para garantir o fechamento do contrato, mas quando chega a hora de cumprir com o combinado, é tudo diferente.
Portanto, analise o tempo que a empresa está no mercado, se ela possui clientes consolidados, como é o atendimento técnico e, principalmente, quais são os prazos. Por fim, investigue sobre como é feita a troca de suprimentos. Caso você perceba que é uma empresa séria e tenha decidido entre comprar ou alugar suas impressoras, siga em frente e faça um bom investimento!
