A redução de custos de impressão é um tema crucial em qualquer negócio, e isso não é diferente quando se trata de impressão. A impressão é um processo essencial para muitas empresas, mas também pode ser uma fonte de gastos significativos. Desde a compra de impressoras até o consumo de tinta e papel, os custos podem se acumular rapidamente, afetando a rentabilidade da empresa.
Porém, existem diversas estratégias que as empresas podem adotar para reduzir os custos de impressão, sem comprometer a qualidade e a eficiência do processo. Promaq Tecnologia é uma empresa que oferece soluções para a gestão de impressão, com o objetivo de ajudar as empresas a reduzir os custos com impressão sem comprometer a qualidade e a produtividade.
Neste blog, apresentaremos algumas dicas práticas para ajudar sua empresa a economizar dinheiro com impressão, sem deixar de lado a qualidade e a produtividade.
O que é Gerenciamento de Impressão?
O gerenciamento de impressão é uma estratégia que controla e otimiza o processo de impressão em uma empresa, por meio do monitoramento, gerenciamento e controle do uso de impressoras e dispositivos de impressão. Isso pode ajudar a reduzir os custos de impressão, aumentar a eficiência e melhorar a segurança das informações impressas, evitando desperdícios e garantindo o acesso apenas para pessoas autorizadas.
A escolha da ferramenta de gerenciamento de impressão dependerá das necessidades específicas da empresa, dos custos de impressão e do volume de impressão que ela realiza. Em resumo, o gerenciamento de impressão é uma estratégia importante para otimizar e melhorar a eficiência e segurança da impressão na empresa.
Qual a importância da gestão de impressão?
A gestão de impressão é importante para as empresas que querem controlar os custos de impressão, aumentar a produtividade e a segurança das informações, e reduzir o impacto ambiental. Ela permite monitorar o uso de impressoras, identificar oportunidades de otimização, controlar o acesso a informações confidenciais, gerenciar suprimentos e implementar políticas de impressão.
Também ajuda a empresa a manter um ambiente sustentável e cumprir obrigações sociais e ambientais, e manter a conformidade com as regulamentações de segurança de dados. Em resumo, a gestão de impressão é essencial para otimizar o processo de impressão e demonstrar responsabilidade social e ambiental.
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Benefícios da gestão de impressão para o seu negócio
A gestão de impressão oferece vantagens, tais como: análise das demandas de impressão, diminuição de equipamentos locais, incremento na produtividade, fornecimento automático de suprimentos, fomento à cultura da inovação e contribuição para o desenvolvimento sustentável.
- Análise de suas necessidades de impressão;
- Redução de equipamento local;
- Aumento da produtividade;
- Entrega automatizada de suprimentos;
- Incentivo à cultura de inovação;
- Ajuda ao desenvolvimento sustentável;
A gestão de impressão traz inúmeros benefícios para as empresas, desde a análise das demandas de impressão até a contribuição para o desenvolvimento sustentável. Com uma gestão eficiente, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e incentivar a cultura da inovação, ao mesmo tempo em que se promove uma postura responsável com o meio ambiente. Por isso, é importante considerar a adoção de uma estratégia de gestão de impressão em sua empresa.
A Promaq oferece soluções completas de Outsourcing de impressão, que ajudam as empresas a controlar e otimizar o processo de impressão, reduzindo os custos de impressão, aumentando a eficiência e melhorando a segurança das informações impressas.
Como reduzir os custos de impressão na sua empresa
A gestão de impressão é uma estratégia fundamental para reduzir os custos de impressão na empresa. Nós da Promaq separamos algumas dicas importantes para implementar essa gestão e reduzir os custos de impressão na sua empresa são:
1. Altere as configurações de impressão
Uma das maneiras mais fáceis de diminuir os custos de impressão é simplesmente mudar a forma como você imprime. A maioria das impressoras tem configurações que você pode ajustar para reduzir seus custos e seus suprimentos. Isso pode levar a economias imediatas. Algumas das configurações comuns que podem ser alteradas incluem:
Impressão frente e verso: duplex ou “dupla face”, a impressão é uma das formas mais fáceis de reduzir os custos de impressão. Para cada duas páginas impressas, a impressão duplex usa apenas uma folha de papel. A impressão duplex é perfeita para comunicações internas e necessidades básicas de impressão.
Impressão de modo de rascunho: muitas impressoras têm uma opção para imprimir no modo “rascunho” ou “rascunho rápido”. Este modo efetivamente reduz o DPI da impressora, resultando em uma impressão mais leve que usa muito menos tinta ou toner. Esta é uma ótima maneira de imprimir documentos do escritório e fazer cópias internas.
Páginas múltiplas por folha: você imprime muitos slides de apresentação ou documentos pesados? Você pode imprimir várias páginas em uma folha para reduzir drasticamente o uso do papel. Apenas certifique-se de que sua fonte é grande o suficiente para ler quando reduzida.
Limitando a cor: a impressão a cores pode ser uma despesa significativa. A impressão em preto e branco é suficiente para a grande maioria dos trabalhos de impressão e cópia no escritório. Mesmo um logotipo na parte inferior de um e-mail pode estar sujeito a cobranças de cores, então ajuste as configurações da sua impressora para imprimir somente em cores quando necessário.
2. Simplifique o suprimento de papel
Quando se trata do papel utilizado em impressoras a jato de tinta ou a laser, bem como papéis pesados, A3, A4 e coloridos, muitos escritórios enfrentam a realidade de lidar com uma variedade extensa de mídias para atender a diferentes tarefas e exigências. No entanto, essa diversidade de opções pode, por vezes, resultar em maior desperdício e, consequentemente, em custos de impressão mais elevados.
Para a maioria dos escritórios, a redução no consumo de papel pode se traduzir em economias substanciais, especialmente ao optar por papéis multifuncionais em vez de investir em tipos específicos para impressoras a jato de tinta ou a laser. Em geral, papéis polivalentes apresentam custos mais acessíveis em comparação com papéis especializados, mantendo um desempenho satisfatório. Uma vez identificado o papel mais adequado às suas necessidades, a compra em grande quantidade pode ampliar ainda mais as economias, aliviando os custos de impressão.
Adicionalmente, é crucial manter papéis especiais, como os coloridos, de pesos mais elevados e tamanhos não A4, armazenados em caixas e distantes das impressoras. A utilização desses recursos deve ser restrita às situações em que são realmente necessários. Armazenar esses papéis em caixas, em vez de nas bandejas da impressora, reduz significativamente as chances de impressões acidentais incorretas com o tipo de papel inadequado, contribuindo assim para a redução dos custos de impressão
3. Configurar permissões e regras
Talvez você enfrente desafios para rastrear as atividades de impressão de cada usuário. Se esse for o caso, considerar a implementação de permissões e restrições de usuários pode ser uma escolha estratégica. Essa abordagem é altamente eficaz para manter os custos sob controle e monitorar o uso excessivo.
Controle de Acesso por Senha na Impressora
Uma maneira prática de configurar permissões é bloquear o acesso à impressora. Para realizar impressões ou cópias, os usuários precisarão inserir uma senha ou número de identificação. Essa medida permite rastrear os trabalhos de impressão por usuários individuais, possibilitando a identificação de oportunidades para otimizar o ambiente de impressão.
A solução de bilhetagem de impressão do RPortal Cloud oferece a tecnologia de liberação de impressão segura. Nesse sistema, os arquivos são enviados para a nuvem e permanecem retidos até que sejam liberados em uma impressora ou multifuncional. Isso ocorre apenas quando o funcionário se aproxima do leitor com seu crachá ou insere suas credenciais/PIN no painel, proporcionando uma gestão eficaz e segura das impressões.
4. Consolidar dispositivos de impressão
Quantas impressoras seu escritório possui? Para muitas empresas, a resposta é “demais”. Muitas empresas dão a cada empregado uma impressora. Outros têm várias impressoras onde seria suficiente, ou podem ter impressoras, copiadoras e scanners separados. A consolidação de dispositivos pode simplificar o seu ambiente de impressão e poupar tempo e dinheiro.
O primeiro passo na consolidação do dispositivo é decidir o que você realmente precisa. A maioria dos escritórios, por exemplo, não precisa oferecer aos funcionários impressoras pessoais. Substituir dez impressoras empregadas por um dispositivo central economiza energia, reduz questões técnicas e facilita o rastreamento de custos de impressão. Além disso, você pode substituir equipamentos independentes, como scanners ou máquinas de fax, com uma única unidade multifuncional para integrar todos esses recursos.
Apenas certifique-se de escolher uma impressora multifuncional projetada para lidar com suas necessidades de impressão. Você também pode encontrar dispositivos com certificações Energy Star para reduzir o impacto da sua empresa no meio ambiente e poupar dinheiro com os custos de energia.
5. Abrace um espaço de trabalho digital
Uma ótima maneira de reduzir os custos de impressão do seu escritório é ” se tornar digital “. Mais e mais empresas estão abraçando um ambiente digital e reservando a impressão apenas para uso essencial. Ao combinar soluções de armazenamento em nuvem e gerenciamento de documentos, sua empresa pode fazer o mesmo.
Para avançar em direção a um ambiente de trabalho mais digital, muitas organizações aproveitam os serviços baseados em sistemas de gestão de conteúdo empresarial, como a solução do RPortal Cloud. Esses serviços permitem que vários usuários façam login simultaneamente via web. Eles podem então armazenar, atualizar e compartilhar arquivos no mesmo sistema, eliminando a necessidade de imprimir tantos documentos. As soluções em nuvem também permitem acessar seus arquivos de qualquer lugar, há uma conexão com a Internet. Isso significa que os funcionários móveis podem permanecer produtivos.
6. Substituindo equipamentos antigos
Se você tem uma impressora mais antiga em seu escritório, você pode considerar atualizá-lo. As impressoras desatualizadas podem custar-lhe dinheiro de várias maneiras, incluindo suprimentos de impressão e manutenção caras.
Ineficiência: as impressoras mais antigos não imprimem tão rápido quanto novos dispositivos e usam mais tinta ou toner para os mesmos trabalhos. Isso leva a custos mais altos por impressão.
Reparos: dispositivos antigos muitas vezes requerem chamadas de reparo freqüentes que custam grandes somas de dinheiro aumentando assim os custos de impressão. Você poderia usar esse dinheiro para comprar uma nova impressora. O menor equipamento é menos propenso a exigir tanto serviço.
Problemas de compatibilidade: o hardware mais recente pode não se conectar com dispositivos antigos. Desenvolvimentos técnicos como a digitalização da nuvem, impressão sem fio e impressão móvel muitas vezes não são possíveis com dispositivos mais antigos.
Uso de energia: dispositivos mais antigos, usam mais energia do que os novos com certificações de energia. Isso resulta em contas mais altas e um maior impacto no meio ambiente.
Menos controle: impressoras mais recentes podem acompanhar e reportar automaticamente o uso, eficiência e outras métricas importantes para ajudá-lo a otimizar seu ambiente e os custos de impressão. Eles também podem suportar regras e restrições personalizadas para lhe dar mais controle de impressão. Dispositivos mais antigos geralmente não suportam esses recursos.
Com essas dicas, é possível implementar uma gestão eficiente de impressão e reduzir os custos na sua empresa. Reduzir os custos de impressão é uma das formas mais eficazes de melhorar a rentabilidade da sua empresa. Implementar as dicas apresentadas neste blog, como a adoção de estratégias de gerenciamento de impressão, a escolha de impressoras eficientes e econômicas e a redução do consumo de papel e tinta, pode fazer uma grande diferença na sua linha de resultados.
Além disso, essas ações também contribuem para a sustentabilidade e responsabilidade social da sua empresa, promovendo práticas mais conscientes e alinhadas com o meio ambiente. Invista na redução de custos de impressão e tenha mais recursos para investir em outras áreas do seu negócio.
